7 slimme agenda tips | Ellen Borst

7 slimme agenda tips

Het is voor mij heel makkelijk mijn agenda helemaal vol te proppen. Ik moet er dus echt voor waken om nog ruimte te houden voor spontane acties.

Mijn leven bestaat namelijk niet alleen maar uit werken. Ik geniet van mijn gezin, sociale leven. En ik wil daarom de gelegenheid hebben om op een onverwacht moment bij mijn moeder langs te gaan of met een vriendin naar de stad.

Het is dus super BELANGRIJK voor mij om mijn agenda slim te beheren. Ik doe dat door blokken in mijn agenda te maken met tijd voor administratie, social media, mail en dat soort zaken. Werkbespreking, overleg zoveel mogelijk op vast dagen te zetten. En ook dagen te blokken waarin ik geen afspraken of werk plan zodat ik spontaan iets kan gaan doen of een lummeldag heb.

Hier volgen zeven tips om je agenda en zo je leven gunstig te plannen.

1. Gebruik een digitale agenda.

Open deur, want waarschijnlijk doe je dat al, maar ik kom ook mensen tegen die nog een papieren agenda op zak hebben. Vette ellende wanneer je deze kwijt raakt of vergeet mee te nemen. Wanneer je geen digitale agenda gebruikt of wilt gebruiken heeft het weinig zin om verder te lezen. Anders zeker wel!!!

2. Combineer agenda’s tot één

Zelf gebruik ik google-calender met daarbinnen een vijftal agenda’s. Ja, je hoort het goed. En het werkt als een tierelier.

Als eerste de agenda voor mijn werk. Al mijn zakelijk afspraken staan daar in.

Een agenda met mijn werktaken geven mij structuur en de taken die ik voor mijn werk heb te doen.

Dan heb ik een agenda om mijn werkuren bij te houden. Heel handig om dat zo te doen. En ik leg je later uit waarom.

Verder een gezinsagenda die dus toegankelijk is voor mijn gezinsleden. Daar zet iedereen zo zijn planning in die belangrijk is voor de gezinsorganisatie. Activiteiten in de avonduren, sportclubjes, dat soort zaken. Zo zie ik direct of ik iets kan plannen rekening houdend met gezinsleden. Zo kan ik regelmatig overdag toch rijden voor de sportclubjes, of in de avond een etentje plannen terwijl alles op rolletjes loopt.

Dan nog mijn privéagenda. Deze is helemaal voor mij alleen. Daar plan ik mijn persoonlijke en zakelijke afspraken in die alleen voor mij zichtbaar hoeven te zijn.

Ja, je ziet het goed. Vijf agenda’s gecombineerd tot 1 hoofdagenda. Zo heb ik in een oogopslag alles bij elkaar. Zichtbaar doordat iedere agenda een eigen kleur heeft.

3. Je urenadministratie

Als ondernemer is het noodzakelijk een urenadministratie bij te houden. Voor de belastingdienst die daar om kan vragen. Voor je eigen overzicht wanneer je de neiging hebt om te veel en te lang te werken. Of om het bij te houden wanneer je een samenwerking hebt.

In google bestaat een super handige tool om je werkuren te verzamelen tot een mooi overzicht. Het heet GTimeReport. Elk uurtje dat je in je werkuren agenda hebt gezet kun je zo verwerken in een mooi excel bestand. Direct in orde voor de belastingdienst mocht die daar om vragen. Daar heb ik ervaring mee (helaas) en het was direct goedgekeurd.

Er zijn voor je urenadministratie ook andere programma’s/apps te vinden zoals Toggle. Toggle heb ik onderzocht. Maar ik ben van mening dat ik op die manier teveel gedetailleerde informatie aan het verzamelen ben voor de belastingdienst.

4. Blok je lummel momenten

Wanneer je de neiging hebt om te veel uren in je onderneming te stoppen. Doe dan het volgende. Plan momenten in je agenda waarop je iets anders gaat doen dan werken. Een lummeldag hebt waarin je kunt dagdromen en een beetje van alles wat doet. Ergens een kop koffie gaat drinken, een eeuwigheid op internet surft of lekker een boekje pakt. Niks hoeft, alles mag.

5. Blok ook je verwendagen

Ken je dat? Een vriend belt je op en wilt graag een dagje naar de sauna of je vriendin wilt shoppen. Je kijkt in je agenda en je ziet dat er nauwelijks een dag op korte termijn vrij is. Dat is balen. Blok regelmatig een dag in om echt super leuke dingen te ondernemen. Dagje uit, je familie bezoeken of zo. Echt belangrijk om als ondernemer niet het gevoel te hebben dat je alleen maar aan het werk bent maar leeft.

6. Sport en hobby momenten

Zet in je agenda ook je sportmomenten. Zelf heb ik mijn sportlesjes en fitnessuren in mijn agenda staan. Daar komt dus ook echt niks anders te staan. Dit zijn belangrijke afspraken met mezelf. Daar wijk ik alleen bij hoge uitzondering vanaf. Voor mij is het heel belangrijk om te sporten. Ik voel me er erg goed bij en het draagt ertoe bij dat ik lekker in mijn vel zit.

7. Blok en plan niet teveel!!!

Ja, deze gaat lekker tegen de voorgaande tips in. Waarom ben je ondernemer geworden? Het antwoord is vaak “vrijheid”. Kijk daarom eens goed naar je leven en je agenda? Is dit wat je in gedachten had? Space, ruimte, vrijheid, het is er vaak niet vanzelf. En je denkt steeds, ja, dat komt later wel? Geloof me maar. Hoe beter het met je gaat, hoe voller je agenda. Dan is spontaniteit vaak ver te zoeken. Dus relax, in je leven en ook in je agenda.

Volg me op:

About the Author

Ellen is een ervaren coach die ondernemers op zowel persoonlijk als zakelijk gebied begeleidt. Ze weet haar kennis en ervaring op het vlak van marketing strategieën en psychologie buitengewoon krachtig te combineren. Zo maakt ze positieve impact op het leven en de business van ondernemers.

>